チェック記録の生成

概要

WordファイルをFUGOでチェックしたことを示すファイル（便宜上、「チェック記録」と呼称）を生成します。

この機能は、Wordアドイン FUGO.rewrite を用いる必要があります。

別途、簡単なマクロやプログラムをご用意いただくことで、Wordファイルとチェック記録との整合性（手元にあるWordファイルが本当にFUGOでチェックされたか。チェック後に改変されていないか）を検証できます。

初期設定：

FUGO.rewrite の動作設定から、「チェック記録を生成する」にチェックを入れてください。

利用方法：

FUGO.rewrite の「FUGOでチェック」機能を用いてチェックを実行すると、Wordファイルと同じ場所（フォルダ）に、チェック記録が生成されます。

チェック記録について

仕様

Wordファイルの本文に、FUGOのチェックをかけたことを証明するファイルです。

「FUGOでチェック」を実行した際に、Wordファイルと同じディレクトリに、「Wordファイル名」+「.checked」という名前で生成されます。

このファイルには、

『「FUGOでチェック」を実行した時点でのWordファイルに対して、チェックをかけたことの記録情報』

が書き込まれています。

このため、WordファイルとCheckRecordファイルの記録情報との整合性を見ることで、そのWordファイルに対して「FUGOでチェック」が実行されたかどうかを知ることが可能です。

具体的な利用方法としては、たとえば「庁手続き前のWordファイルに対してFUGOでのチェックをかけ忘れていないか」を確認することが可能です。

Tip

記録される保証は、**チェックを実行した時点**での明細書に対してチェックしたことを保証するのみです。

チェック実行後に、明細書に修正を加えると、記録された保証は無効となります。

**修正を加えた場合**は、再度「FUGOでチェック」を実行してください。

チェック記録の内部仕様

チェック記録（具体的には、.checked というファイル）には、FUGOでのチェック実行時の各種情報がJSON形式で記録されます。

キー	値
pc_name	チェックを実行したPC名
path	チェックを実行した時点でのWordファイルの絶対パス
hash	チェックを実行した時点でのWordファイルのSHA512アルゴリズムを用いて計算したハッシュ値
timestamp	チェックを実行した時刻

.checkedファイルに記録された情報とWordファイルとの整合性（実際に当該WordファイルがFUGOでチェックされたか）を、別途、簡単なマクロやプログラムをご用意いただくことで検証できます。具体的には、Wordファイルのハッシュ値（SHA512利用）を計算し、.checkedファイルのhashの値と、一致するかを確認してください。

この機能のポイント：

チェック記録には、「Wordファイルに対してFUGOのチェックをかけたこと」が記録されます。Wordファイルとそのチェック記録とを照合することで、当該WordファイルをFUGOでチェック済みであることを担保できます。

これにより、次のようなケースを防ぐことができます。

• 例えば、出願直前に原稿に修正が入ったような場合。１度FUGOでチェックしたが、その後、Wordファイルに変更が加えられており、FUGOでの再チェックがされていないケース　 (Wordファイルの中身が書き換えられるとハッシュ値が一致しない場合)
• 例えば、FUGOの利用が浸透していない場合。FUGOでまったくチェックされていないケース　（チェック記録がない場合）

※ただし、現在の仕様上、実際にチェック結果を目視で確認したかまでは分かりません。少なくとも、そのWordファイルに対してFUGOを実行したことは担保されます。

運用例：

(手動で行う場合) 明細書の起案者には、チェック記録ファイルと明細書を提出することを義務付けることで、例えば、事務担当者が出願手続きをする前に、事務側で『出願するWordファイルの原稿がFUGOでチェック済みか』を確認できるようになります。

(自動化する場合) チェック機能をシステムに組み込むことで、次の作業（例えば、原稿作成→出願手続き）に移る前に、自動的にFUGOでチェックされたことを担保できます。例えば、特定の共有フォルダに原稿とチェック記録を保存すると、FUGOでチェック済みであることを確認できた場合には、事務側に出願書類の準備ができた旨を通知し、確認できなかった場合には、チェックがされていない旨を起案者に通知するなど。